خطة العمل.. طريقك للنجاح

خطة العمل.. طريقك للنجاح


أنهيت المرحلة الأولى، ومستعد الآن لدخول عالم البيزنس؟!.. إذن.. هيا لنضع معاً خطة العمل.. وهي أهم خطوات بداية أي مشروع ناجح..
يمكننا أن نقسم محتوى خطة العمل إلى أربعة أقسام رئيسية:
1. وصف المشروع
2. خطة التسويق
3. الخطة الإدارية
4. الخطة المالية

أولاً: وصف المشروع:
عندما تصف مشروعك، يجب أن توضح ما يلي:
1) الجوانب القانونية للمشروع: هل هو شركة أشخاص، شركة تضامن، شركة مساهمة، والتراخيص أو التصاريح التي يجب الحصول عليها؟
2) نوع المشروع: هل هو مشروع تجاري أم صناعي أم خدمي؟
3) ما هي السلعة أو الخدمة التي ستوفرها؟
4) هل هو نشاط جديد مستقل أو نشاط قائم قمت بشرائه من صاحبه أو توسع في نشاط قائم، أو عقد امتياز؟
5) لماذا تعتقد أن مشروعك سيكون مشروعا مربحا وما هي فرص النمو؟ وهل الحصول على عقد امتياز سيؤثر على فرص النمو؟
6) ما هي مواعيد العمل؟ (حدد الأيام وعدد الساعات)
7) ما الذي تعلمه عن نوع مشروعك من المصادر المختلفة الخارجية (الموردين، رجال البنوك، أصحاب حقوق امتياز أخرى، مانحي حق الامتياز، أو من المطبوعات المتاحة)
عند وصف مشروعك، وضح بماذا يتميز وكيف ولماذا سيكون لهذه المميزات تأثير على اجتذاب المستهلكين. ويجب أن يشمل القسم الخاص بوصف المشروع، الأهداف العامة وأسباب اختيار هذا المشروع.
أما بخصوص السلعة أو الخدمة التي سيقدمها مشروعك، حاول أن توضح فوائد أو مزايا السلع أو الخدمات التي تقدمها من وجهة نظر العملاء. فأصحاب المشروعات الناجحة يدركون أو على الأقل لديهم فكرة عن احتياجات العملاء أو ما الذي يتوقعه العملاء من المشروع؛ مما يساعد في بناء ثقة وولاء العميل. وهذه بالتأكيد استراتيجية جيدة لمواجهة المنافسة أو الحفاظ على قوتك التنافسية.
ويلعب الموقع الذي ستتخذه لمشروعك، دوراً حاسماً في إنجاح المشروع أو إفشاله. فيجب أن يتم بناء موقعك قريبا من عملائك، ويجب أن يكون الوصول إليه سهلاً، ويجب أن يوفر الإحساس بالأمان. وعند تحديد هذا القسم من خطة العمل يجب أن تأخذ في الاعتبار:
1) ما هي متطلبات موقعك، وما هي المساحة التي ستحتاجها؟
2) لماذا اخترت هذه المنطقة وهذا المبنى؟
3) هل يسهل الوصول إليه؟ هل المواصلات العامة متاحة؟ هل إنارة الشارع كافية؟
4) هل هناك تغير متوقع في الطبيعة السكانية للمنطقة التي أقمت فيها مشروعك أو هل يتوقع تغير طبيعة السوق في المنطقة؟

ثانياً: خطة التسويق:
يلعب التسويق دوراً حيوياً في رحلة المشروعات الناجحة. فمدى نجاحك أو فشلك سيتحدد طبقا لمدى نجاحك في تسويق مشروعك إلى جانب بعض الاعتبارات الأخرى. العنصر الأساسي لخطة التسويق الناجحة هو أن تعرف عملاءك.. ما هو المفضل لديهم والغير مفضل لديهم.. ما هي توقعاتهم.. إذا حددت هذه العناصر يمكنك إعداد استراتيجية تسويق تسمح لك بإشباع احتياجاتهم أو إيجاد هذا الاحتياج لدى العملاء.
وعند وضع خطة التسويق، يجب الإجابة عن الأسئلة التالية:
1) من هم عملاؤك؟ (ذكور.. إناث).. حدد السوق أو الأسواق التي تهدف الوصول إليها.
2) هل أسواقك في اتجاه نحو النمو أو الاستقرار أو الركود والتراجع؟ وهل نصيبك في السوق في زيادة أو ثبات أو تناقص؟ هل أسواق منتجك كبيرة بدرجة كافية تسمح بالتوسع؟
3) إذا كان لديك عقد امتياز، كيف يتجزأ السوق الخاص بمنتجك؟
4) كيف يمكنك أن تكسب جزء من السوق أو تحافظ عليه أو تنميه؟ وفي حالة عقد الامتياز، هل سيوفر مانح الامتياز المساعدة في هذا المجال؟ اعتمادا على استراتيجية مانح الامتياز، كيف ستقوم بترويج منتجك؟
5) ما هي استراتيجية التسعير التي وضعتها؟
ولا يمكننا أن نتحدث عن خطة تسويقية بدون أن نناقش ونبحث الأمور التالية:
أ. المنافسة:
المنافسة هي أسلوب حياة، ويجب على من يبدأ مشروعاً أن يدرس الأسئلة التالية:
1) من هم أقرب خمس منافسين مباشرين لك؟ ومن هم المنافسين غير المباشرين؟
2) ما هو وضع مشروعاتهم؟ هل هي مستقرة أم في حالة نمو أم في حالة ركود؟
3) ماذا تعلمت من ممارستهم لأعمالهم؟ من إعلاناتهم؟ وما هي نقاط القوة والضعف لديهم؟
4) كيف تختلف سلعتهم أو خدمتهم عن التي تقدمها؟
ابدأ بعمل ملف لكل مشروع من المشروعات المنافسة لك. ادرس سياسة حملات الدعاية والإعلان الخاصة بهم، وبالأساليب التي يتبعونها في تسعير منتجاتهم أو خدماتهم. راجع هذه الملفات بشكل دوري، فدراسة المنافسين يمكن أن يساعدك على إنجاح مشروعك الخاص.
ب. تسعير المنتجات وتحديد التخفيضات:
سياسة التسعير الخاصة بمشروعك هي أسلوب أخر للتسويق يمكنك استخدامه لتحسين وضعك التنافسي ككل، مقارنة بسياسة التسعير التي يستخدمها المنافسين لك. وبهذه الطريقة يمكنك تحديد إذا ما كانت أسعار منتجاتك تتناسب مع أسعار المنافسين في السوق أم لا.
وفيما يلي بعض سياسات التسعير:
• تحديد السعر وفقا لتكلفة التجزئة.
• الوضع التنافسي.
• التسعير عند مستوى أقل وأعلى من أسعار المنافسين.
• توافق وتعدد السعر.
• تحديد السعر وفقا لتكلفة الخدمة (للأعمال الخدمية فقط):
• مكونات الخدمة.
• تكلفة المواد المستخدمة لتقديم الخدمة.
• تكلفة العمالة.
• التكلفة الإدارية والتكاليف الأخرى المرتبطة بتقديم الخدمة.
مفتاح النجاح هو أن يكون لديك سياسة واستراتيجية تم التخطيط لها بشكل جيد، وأن تضع سياساتك وأن تراقب بشكل دائم الأسعار وتكاليف التشغيل لضمان تحقيق أرباح. حتى في حالة عقد الامتياز والتي يوفر فيها مانح الامتياز إجراءات التشغيل والمستلزمات، يجب الاستمرار في مواكبة التغيرات في السوق؛ لأن هذه التغيرات يمكن أن تؤثر سريعا على هوامش ربحك ووضعك التنافسي.
ج. الدعاية والعلاقات العامة:
يخطئ كثيرون حينما يعتقدون أن المشروع الجيد يعلن عن نفسه، وأن الأموال التي يجب استخدامها في الدعاية والإعلان يجب توجيهها إلى مجال آخر؛ فعدم وجود سياسة لترويج المنتجات تعني بالضبط عدم وجود مشروع من الأساس.. فهي ببساطة أكبر شريان للمشروع.
ولذا قم بإعداد خطة تستخدم الدعاية والاتصالات كوسائل للترويج عن المشروع. عليك بكتابة وصف قصير للمنتج يحدد بوضوح السلع والخدمات التي تقدمها وموقعها وسعرها. استخدم تعبيرات جذابة تثير اهتمام القارئ أو المستمع أو المشاهد. في حالة عقد الامتياز، سيوفر مانح الامتياز مادة الدعاية والإعلان كجزء من عقد الامتياز، ولكنك يمكن أن تحتاج إلى الموافقة لاستخدام أي وسائل تقوم بتجهيزها مع فرق العمل..
تذكر أنه كلما زاد اهتمامك بخطة التسويق، كلما زادت احتمالات نجاح مشروعك.

ثالثاً: الخطة الإدارية:
تتطلب إدارة المشروع أكثر من مجرد رغبتك في أن تكون رئيسا لنفسك. فهي تتطلب التفاني والإصرار والقدرة على صنع القرارات والقدرة على إدارة العاملين وإدارة الأموال.
الأفراد مثل المصانع ومثل المعدات والأجهزة.. جميعها موارد وأصول ثمينة بالنسبة للمشروع. ستكتشف فيما بعد أن الموظفين وفريق العمل ككل سيلعبون دور هام في التشغيل الكلي للمشروع. وبناء على ذلك، يكون من الضروري، وفي غاية الأهمية أن تحدد أولا مهاراتك الشخصية؛ لأنك ستقوم بتعيين موظفين لديهم مهارات أخرى ليست متوفرة لديك.
إضافة إلى ذلك، يجب أن تعرف كيف تدير وتعامل الموظفين الذين يعملون لديك. اجعلهم جزء من الفريق. اجعلهم على دراية بكل المعلومات وشاركهم الرأي والأفكار، بما يساعدك على إدخال بعض التغييرات. يمكن لهؤلاء الموظفين أن يكون لديهم أفكار ممتازة تفتح أسواق جديدة أو تضيف مبتكرات جديدة على السلعة أو الخدمة التي تقدمها أو عمل خط إنتاج جديد بما يمكن أن يساعد على تعزيز قوتك التنافسية.
ولذا يجب أن تحتوى الخطة الإدارية لمشروعك على إجابات للأسئلة التالية:
1) كيف تساعدك خبراتك العملية السابقة أو خلفيتك الدراسية أو معلوماتك في إنجاح المشروع؟
2) ما هي نقاط ضعفك في مجال المشروع وكيف يمكنك تعويضها؟
3) من سيكون معك في فريق الإدارة؟ وما هي نقاط القوة والضعف لديهم؟
4) ما هي طبيعة مسئولياتهم؟ هل هي واضحة بشكل كاف؟
5) في حالة حق الامتياز، ما هو نوع المساعدة المتوقعة من مانح الامتياز؟ هل هذه المساعدة ستتوفر باستمرار؟
6) ما هي احتياجاتك الحالية من الأفراد والموظفين؟
7) ما هي خطتك لتعيين وتدريب مجموعة من الموظفين؟
8) ما هي المرتبات والحوافز والإجازات والعطلات الرسمية التي ستمنحها لهم؟ في حالة حق الامتياز، هل خطة الإدارة التي سيوفرها مانح الامتياز تغطي هذه العناصر؟
9) ما هي الحوافز التي يمكنك أن تتحملها في هذه المرحلة؟ في حالة عقد الامتياز، يجب أن تحتوى الخطة الإدارية على الإجراءات التشغيلية والأدوات التي وضعها مانح الامتياز. قم بدراسة هذه الوثائق بعناية عند كتابة خطة عملك، وتأكد من حصولك على هذه المواد. يجب على مانح الامتياز مساعدتك على إدارة حق الامتياز. يجب أن تستفيد من خبرات مانح الامتياز وتقوم بإعداد خطة إدارية تضمن النجاح لعقد الامتياز وتغطي احتياجات وتوقعات الموظفين، واحتياجات وتوقعات مانح الامتياز.

رابعاً: خطة الإدارة المالية:
الإدارة المالية الجيدة هي ضمان لاستمرار تحقيق الربح، والقدرة على حل المشاكل التي قد تواجه المشروع. وتعد جودة إدارتك للموارد المالية لمشروعك الركن الأساسي للنجاح. فكل عام تفشل آلاف المشروعات بسبب سوء الإدارة المالية. وبصفتك صاحب مشروع، ستحتاج لتحديد وتطبيق سياسات تضمن لك تغطية التزاماتك المالية.
لإدارة مواردك المالية بشكل ناجح، قم بوضع ميزانية معقولة وواقعية وذلك من خلال تحديد المبلغ الفعلي الذي تحتاجه لبدء المشروع (تكاليف بدء المشروع) والمبلغ المطلوب لتشغيله (تكاليف التشغيل).
* ميزانية بدء المشروع:
يجب أن تشتمل ميزانية بدء المشروع على هذه المصروفات:
• مصروفات تشغيل العاملين والأفراد (تكاليف سابقة للافتتاح)
• رسوم قانونية واستشارات مهنية
• مصروفات تأجير أو شراء المكان.
• التراخيص والتصاريح.
• المعدات والأجهزة.
• التأمين.
• مستلزمات الإنتاج.
• الدعاية والإعلان.
• الأجور والمرتبات.
• المحاسبة.
• الدخل.
• مصروفات الخدمات (الكهرباء والمياه، الخ..).
• تكاليف العاملين (تأمينات اجتماعية، تأمين صحي، مواصلات، جميع المزايا الأخرى الممنوحة للعاملين).

* ميزانية التشغيل:
يتم إعداد ميزانية التشغيل عندما تكون بالفعل مستعداً لافتتاح المشروع. وتعكس هذه الميزانية أولويات إنفاق أموالك والنفقات التي ستتحملها وكيف ستقوم بتغطية هذه النفقات أي الدخل.
وبصفة عامة يجب أن تشتمل ميزانية التشغيل على مبلغ لتغطية أول ثلاثة أو ستة شهور تشغيل للنفقات التالية:
• تكاليف العاملين (تأمينات، مواصلات، جميع المزايا).
• التأمين.
• الإيجار.
• الإهلاك.
• أقساط القروض.
• الدعاية والإعلان.
• رسوم الاستشارات القانونية والمحاسبية.
• مصروفات متنوعة.
• مستلزمات الإنتاج.
• الأجور والمرتبات.
• مصروفات الكهرباء والمياه وأخرى.
• مستحقات واشتراكات ورسوم أخرى.
• ضرائب.
• إصلاحات وصيانة.
يجب أن يشتمل الجزء المالي من خطة عملك على أي استمارات قمت بكتابتها للحصول على قرض وقائمة المعدات ومستلزمات الإنتاج والميزانية وتحليل التعادل والدخل المتوقع (قائمة الأرباح والخسائر) والتدفق النقدي المبدئي.
يجب أن يشتمل الدخل المتوقع والتدفق النقدي المتوقع على ملخص لثلاث سنوات على أن تكون السنة الأولى تفصيلية بصورة شهرية والسنة الثانية والثالثة بصورة ربع سنوية.
يتم الإشارة بشكل عام في هذا الجزء من الخطة إلى النظام المحاسبي ونظام المخزون (الداخل والخارج من المستلزمات أو المنتجات) الذي ستقوم باستخدامه. (في حالة عقد الامتياز، يمكن أن يشترط مانح الامتياز في العقد استخدام نظام محاسبي ونظام مخزون معين. إذا كانت هذه هي الحالة، سيكون لديه نظام محدد وعليك أن تتبنى تطبيق هذا النظام).
وسواء إذا قمت بإعداد نظام محاسبي ونظام مخازن بنفسك، أو استعنت بخبير مالي أو مانح الامتياز لإعداد هذه النظم، فيجب أن يكون لديك فهم كامل عن كل جزء من أجزاء النظام وكيف يتم تشغيله.
كما أن هناك بعض الأسئلة الإضافية التي يمكن أن تساعدك في تحديد قيمة رأس المال الذي تحتاج إليه للبدء في شراء عقد امتياز أو فتح مشروع يتمتع بحق الامتياز:
• ما هو المبلغ المالي المتوفر لديك؟
• ما هو المبلغ الذي تحتاج إليه لشراء عقد الامتياز؟
• ما هو المبلغ الذي تحتاج إليه لتغطية تكاليف بدء المشروع؟
• ما هو المبلغ الذي تحتاج إليه لتغطية تكاليف تشغيل المشروع؟
• ما نوع نظام المحاسبة الذي ستخدمه؟ هل هو نظام إدخال فردى أم مزدوج ؟
• ماذا ستكون أهداف مبيعاتك وأهداف الربح في السنة القادمة؟ إذا كان لديك حق الامتياز، هل مانح الامتياز يضع أهدافك في المبيعات والربح؟ أو، هل هو أو هي يتوقع منك أن تصل وتحتفظ بمستوى مبيعات معين وهامش للربح؟
• ما هي التوقعات المالية التي تحتاج إليها في إعداد خطة العمل؟
• ما هو نظام متابعة المخزون الذي ستقوم باستخدامه؟
يجب أن تشتمل خطتك على توضيح لكل تصوراتك. إلى أن يكون لديك فهم كامل عن القوائم المالية، استعن بمساعد في إعداد قوائم الدخل والتدفق المالي وميزانيتك. والهدف هنا ليس أن تصبح خبيرا ماليا، ولكن الهدف أن تفهم الأدوات المالية.